Câți ani să păstreze actele de împăcare. Perioada de valabilitate a documentelor din organizație: acest lucru este important de știut. Cum se stochează documente pe hârtie

Rosarchiv a modificat condițiile de stocare pentru contabilitate, impozite, personal și alte documente. Începând cu 1 ianuarie 2020, aplicați noua listă. Articolul conține tabele convenabile care vă vor permite să salvați corect documentele și să nu le aruncați înainte de timp.

Fiecare companie și antreprenor individual nu are dreptul să distrugă documentele imediat după dispariția nevoii lor. Există perioade speciale de depozitare legale care trebuie respectate. Lipsa documentelor și nedepunerea lor în timpul unui audit fiscal va duce la impozite suplimentare, penalități și amenzi.

Aceste ghiduri și mostre vă vor ajuta să vă organizați documentele în mod corespunzător. Vă vor scuti de amenzi jignitoare și vă vor proteja de greșeli. Relevanța este confirmată de experții programului BuchSoft. Descarcă gratis:

Reglementarea condițiilor de stocare a documentelor în Rusia în 2020

Perioadele de stocare a documentelor contabile și fiscale, procedura de distrugere a acestora și răspunderea pentru încălcarea stocării și distrugerii sunt consacrate în lege:

în Codul fiscal;
Lista documentelor tipice de arhivă administrativă (lista lui Rosarkhiv);

Legea federală din 22.10.2004 nr. 125-FZ „Cu privire la afacerile de arhivă în Federația Rusă»;
Legea federală din 06.12.2011 nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”.

Timpi de stocare noi pentru documente în 2020

Perioadele de stocare în 2020 s-au schimbat atât în sus, cât și în jos, în conformitate cu lista Rosarkhiv. Modificările acoperă o gamă largă de documente. Iată principalele modificări din Tabelul 1.

tabelul 1... Modificări în principalele perioade de stocare pentru documente în 2020

	Până la 01.01.2020	După 01.01.2020
Declarații privind impozitele, contribuțiile, rapoartele privind taxele pe care compania le transmite IFTS
Decizii scrise ale Inspectoratului Serviciului Fiscal Federal privind plățile către buget
Facturi
Eșantioane de semnături ale persoanelor responsabile din punct de vedere material	Decizia a fost luată de firmă în două condiții: perioada de cel puțin 5 ani; timpul petrecut în arhivă este înregistrat în documentele contabile	Numărătoarea inversă se efectuează din momentul înlocuirii MOL
Registrele de date despre beneficiile angajaților, pe care organizația le trimite IFTS
Programele de vacanță
Fapte de impunere a sancțiunilor disciplinare

Perioade noi de stocare pentru documentele contabile în 2020

La arhivarea documentelor contabile, se aplică două reguli:

Toate datele și rapoartele primare sunt arhivate în conformitate cu cerințele regulilor stabilite. Mai mult, perioada minimă de depozitare este de 60 de luni;
Documentele contabile sunt distruse după ce au trecut 5 ani de la ultima lor utilizare în scopuri de raportare.

Luați în considerare în tabelul 2.

masa 2... Termeni de stocare pentru documentele contabile în 2020

	Perioada de depozitare, ani
Rapoarte anuale	Nu distruge
Rapoarte trimestriale și lunare	5 dacă nu există rapoarte anuale, este imposibil de distrus
Certificate de audit	cu excepția actelor privind raportarea anuală; rapoartele anuale nu distrug
Documente de politică contabilă	perioada se numără din prima zi de valabilitate a noului
Orice primar: în special, corespondența cu contractanții cu privire la contracte; cecuri și chitanțe; servicii bancare și numerar; certificate de radiere; scrisori de parcurs etc.	de la sfârșitul anului de raportare
Registrele contabile	dacă a existat o revizuire
Informații despre conturile de primit și de plătit	de la data acoperirii datoriilor
Informații despre lipsuri, deșeuri, furturi	10 ani de la data plății datoriei, dacă aceasta este închisă; dacă există un proces, atunci înainte de luarea deciziei

Cât timp trebuie păstrate documentele fiscale?

Perioadele sunt reglementate de Codul fiscal. În general, în termen de 48 de luni (articolul 23 din Codul fiscal al Federației Ruse). Restul va fi luat în considerare în Tabelul 3.

Tabelul 3... Timpul de păstrare a documentelor fiscale

	Perioada de depozitare
Carte de cumpărături și toate aplicațiile și completările la acesta	48 de luni (numărând din momentul ultimei intrări)	apendicele 4 la postare. Guvernul din 26.12.2011 nr. 1137
Cartea de vânzări și toate aplicațiile și completările la aceasta	48 de luni (numărând din momentul ultimei intrări)	apendicele 5 la postare. Guvernul din 26.12.2011 nr. 1137
Facturi		pagina 317 din lista Rosarkhiv
Jurnalele facturilor		apendicele 3 la postare. Guvernul din 26.12.2011 nr. 1137
Declarațiile vamale, copiile acestora, cererile pentru importul de produse și documentația primară care stabilește calculul TVA la import
Registrele fiscale		pagina 316 a listei Rosarkhiv
Documente care confirmă beneficii fiscale, amânări / refuzuri de beneficii și plăți amânate
Declarații de impozite și calcule ale primelor de asigurare
Informații despre veniturile persoanelor fizice	60 de luni - în situații standard; 50 de ani - în absența conturilor și extraselor (informațiile au fost transmise din 2003); 75 de ani - în absența conturilor și extraselor (informații transmise înainte de 2003).	pagina 312 din lista Rosarkhiv
Registrele înregistrărilor de informații privind plățile către persoane fizice
Contabilitatea veniturilor și cheltuielilor în cadrul sistemului fiscal simplificat
Justificarea stimulentelor fiscale pentru companiile care investesc în proiecte regionale		Artă. 89.2 din Codul fiscal al Federației Ruse

Cât timp să păstrez documentele privind contribuțiile?

Perioadele sunt reglementate și de Codul fiscal. În general, în termen de 6 ani (articolul 23 din Codul fiscal al Federației Ruse). Restul vor fi luate în considerare în Tabelul 4.

Tabelul 4... Timp de stocare a documentelor privind contribuțiile

Cât timp se păstrează înregistrările HR?

Perioadele sunt cele mai lungi. Faptul este că, chiar dacă un angajat renunță, ar putea avea nevoie de această informație sau de-a lungul vieții sale. În special, după vechime, venituri etc.

De regulă, termenii sunt:

75 de ani, când documentul a fost întocmit înainte de 2003;
50 de ani - de la 01.01.2003.

Tabelul 5... Timp de depozitare a documentelor personalului

Ce trebuie făcut dacă perioada de stocare a documentelor a expirat?

Documentele expirate trebuie distruse. Pentru a distruge documente, întocmește un act în care notezi numele și numărul cazurilor cu documente pe care este timpul să le distrugi. Acest act trebuie semnat de o comisie specială, a cărei componență va fi aprobată de directorul general în ordinul său.

Pedeapsă pentru lipsa documentelor

Pentru absența materialelor primare, a facturilor și a registrelor fiscale, angajații IFTS pot amenda un SRL în valoare de 10.000 până la 30.000 de ruble (articolul 120 din Codul fiscal al Federației Ruse), inclusiv pe cei care se aplică în conformitate cu Codul fiscal al USN.

În plus, fără documente care să confirme tranzacțiile comerciale, inspectorii vor elimina costul profitului (sau impozitul unic) și deducerile pentru TVA. Sau vor calcula suma impozitului de plătit prin metoda de calcul (paragraful 1 al clauzei 7 a articolului 31 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Aceste ghiduri și mostre vă vor ajuta să vă organizați documentele în mod corespunzător. Vă vor scuti de amenzi jignitoare și vă vor proteja de greșeli. Relevanța este confirmată de experții programului BuchSoft. Descarcă gratis:

Reglementarea condițiilor de stocare a documentelor în Rusia în 2020

Perioadele de stocare a documentelor contabile și fiscale, procedura de distrugere a acestora și răspunderea pentru încălcarea stocării și distrugerii sunt consacrate în lege:

în Codul fiscal;
Lista documentelor tipice de arhivă administrativă (lista lui Rosarkhiv);

Legea federală nr. 125-FZ din 22.10.2004 „Cu privire la afaceri de arhivă în Federația Rusă”;
Legea federală din 06.12.2011 nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”.

Timpi de stocare noi pentru documente în 2020

tabelul 1... Modificări în principalele perioade de stocare pentru documente în 2020

	Până la 01.01.2020	După 01.01.2020
Declarații privind impozitele, contribuțiile, rapoartele privind taxele pe care compania le transmite IFTS
Decizii scrise ale Inspectoratului Serviciului Fiscal Federal privind plățile către buget
Facturi
Eșantioane de semnături ale persoanelor responsabile din punct de vedere material	Decizia a fost luată de firmă în două condiții: perioada de cel puțin 5 ani; timpul petrecut în arhivă este înregistrat în documentele contabile	Numărătoarea inversă se efectuează din momentul înlocuirii MOL
Registrele de date despre beneficiile angajaților, pe care organizația le trimite IFTS
Programele de vacanță
Fapte de impunere a sancțiunilor disciplinare

Perioade noi de stocare pentru documentele contabile în 2020

La arhivarea documentelor contabile, se aplică două reguli:

Toate datele și rapoartele primare sunt arhivate în conformitate cu cerințele regulilor stabilite. Mai mult, perioada minimă de depozitare este de 60 de luni;
Documentele contabile sunt distruse după ce au trecut 5 ani de la ultima lor utilizare în scopuri de raportare.

Luați în considerare în tabelul 2.

masa 2... Termeni de stocare pentru documentele contabile în 2020

	Perioada de depozitare, ani
Rapoarte anuale	Nu distruge
Rapoarte trimestriale și lunare	5 dacă nu există rapoarte anuale, este imposibil de distrus
Certificate de audit	cu excepția actelor privind raportarea anuală; rapoartele anuale nu distrug
Documente de politică contabilă	perioada se numără din prima zi de valabilitate a noului
Orice primar: în special, corespondența cu contractanții cu privire la contracte; cecuri și chitanțe; servicii bancare și numerar; certificate de radiere; scrisori de parcurs etc.	de la sfârșitul anului de raportare
Registrele contabile	dacă a existat o revizuire
Informații despre conturile de primit și de plătit	de la data acoperirii datoriilor
Informații despre lipsuri, deșeuri, furturi	10 ani de la data plății datoriei, dacă aceasta este închisă; dacă există un proces, atunci înainte de luarea deciziei

Cât timp trebuie păstrate documentele fiscale?

Perioadele sunt reglementate de Codul fiscal. În general, în termen de 48 de luni (articolul 23 din Codul fiscal al Federației Ruse). Restul va fi luat în considerare în Tabelul 3.

Tabelul 3... Timpul de păstrare a documentelor fiscale

	Perioada de depozitare
Carte de cumpărături și toate aplicațiile și completările la acesta	48 de luni (numărând din momentul ultimei intrări)	apendicele 4 la postare. Guvernul din 26.12.2011 nr. 1137
Cartea de vânzări și toate aplicațiile și completările la aceasta	48 de luni (numărând din momentul ultimei intrări)	apendicele 5 la postare. Guvernul din 26.12.2011 nr. 1137
Facturi		pagina 317 din lista Rosarkhiv
Jurnalele facturilor		apendicele 3 la postare. Guvernul din 26.12.2011 nr. 1137
Declarațiile vamale, copiile acestora, cererile pentru importul de produse și documentația primară care stabilește calculul TVA la import
Registrele fiscale		pagina 316 a listei Rosarkhiv
Documente care confirmă beneficii fiscale, amânări / refuzuri de beneficii și plăți amânate
Declarații de impozite și calcule ale primelor de asigurare
Informații despre veniturile persoanelor fizice	60 de luni - în situații standard; 50 de ani - în absența conturilor și extraselor (informațiile au fost transmise din 2003); 75 de ani - în absența conturilor și extraselor (informații transmise înainte de 2003).	pagina 312 din lista Rosarkhiv
Registrele înregistrărilor de informații privind plățile către persoane fizice
Contabilitatea veniturilor și cheltuielilor în cadrul sistemului fiscal simplificat
Justificarea stimulentelor fiscale pentru companiile care investesc în proiecte regionale		Artă. 89.2 din Codul fiscal al Federației Ruse

Cât timp să păstrez documentele privind contribuțiile?

Perioadele sunt reglementate și de Codul fiscal. În general, în termen de 6 ani (articolul 23 din Codul fiscal al Federației Ruse). Restul vor fi luate în considerare în Tabelul 4.

Tabelul 4... Timp de stocare a documentelor privind contribuțiile

Cât timp se păstrează înregistrările HR?

Perioadele sunt cele mai lungi. Faptul este că, chiar dacă un angajat renunță, ar putea avea nevoie de această informație sau de-a lungul vieții sale. În special, după vechime, venituri etc.

De regulă, termenii sunt:

75 de ani, când documentul a fost întocmit înainte de 2003;
50 de ani - de la 01.01.2003.

Tabelul 5... Timp de depozitare a documentelor personalului

Ce trebuie făcut dacă perioada de stocare a documentelor a expirat?

Pedeapsă pentru lipsa documentelor

Procedura și condițiile de stocare a documentelor contabile și contabile fiscale, a documentelor de personal

Orice organizație, indiferent de tipurile sale de activități, volumele de producție, dimensiunea personalului, se confruntă inevitabil cu cerința legislației privind documentarea tranzacțiilor financiare și economice, a relațiilor de muncă. Această cerință se datorează nu numai nevoii de eficientizare proces de fabricație, dar și necesitatea controlului statului asupra activităților entităților economice. Legislația stabilește anumite cerințe pentru compunerea, forma documentelor care formalizează procesul de producție, precum și cerințe pentru termenii și procedura de stocare și distrugere a acestor documente.

Cerințe pentru perioada de stocare a documentelor contabile și contabile fiscale

Legislația cu privire la contabilitate și contabilitate fiscală, cu privire la activitatea de arhivă stabilește diferite cerințe pentru perioadele de stocare a contabilității și contabilității fiscale și a documentelor de raportare. Diferența dintre perioadele de stocare a documentelor se datorează importanței documentului, nevoii sale de întreținere contabilitate, pentru calcularea și plata impozitelor.

Astfel, Codul fiscal al Federației Ruse stabilește o perioadă maximă de stocare de patru ani pentru documentele contabile și contabile fiscale care sunt necesare pentru calcularea și plata impozitelor. Această perioadă în conformitate cu clauzele 8 p. 1 art. 23 din Codul fiscal al Federației Ruse se aplică și documentelor care confirmă primirea veniturilor, realizarea cheltuielilor (pentru organizații și antreprenori individuali), precum și plata (reținerea) impozitelor.

Legislația contabilă stabilește o perioadă minimă de stocare de cinci ani pentru datele contabile și de raportare. Alte perioade de depozitare, în funcție de tipul de document, sunt stabilite de legislația în domeniul arhivelor. Deci, conform art. 17 din Legea federală din 21.11.96, nr. 129-FZ „Cu privire la contabilitate” (în continuare - Legea nr. 129-FZ), organizațiile sunt obligate să păstreze documentele contabile primare, registrele contabile și situațiile financiare pentru perioadele stabilite în conformitate cu cu regulile arhivării statului organizației, dar nu mai puțin de cinci ani.

Anterior, cerințele fișierului arhivistic de stat pentru stocarea documentelor erau conținute în Lista documentelor tipice de management generate în activitățile organizațiilor cu indicarea perioadei de stocare a acestora, aprobată de Serviciul Federal de Arhivare din Rusia la 6 octombrie 2000 În conformitate cu ordinul Rosarkhiv din 26 august 2010 nr. 63, Lista specificată a expirat. În prezent, există o Listă de documente de arhivă administrativă standard generate în cursul activităților organelor de stat, autorităților locale și organizațiilor, care indică perioadele de depozitare, aprobate prin ordin al Ministerului Culturii din Rusia din 25.08.10, nr. 558 (denumită în continuare Lista). Această listă stabilește tipuri specifice de documente contabile și de raportare, cu indicarea timpului de stocare a acestora.

În general, în funcție de perioada de depozitare, documentele sunt împărțite în următoarele grupe: documente cu o perioadă limitată de depozitare (1 an, 3 ani, 5 ani etc.), documente de depozitare permanentă; depozitare până când nu mai este necesară; stocare până la înlocuirea cu documente noi. De exemplu, documentele analitice (tabele, rapoarte) pentru situațiile financiare anuale ar trebui păstrate timp de 5 ani; carduri personale, conturi de angajați - 75 de ani. Transferul, divizarea, soldurile de lichidare, anexele, notele explicative la acestea, certificatele de înregistrare trebuie păstrate permanent. Titlul executoriu pentru muncitori - până la necesitatea acestuia. Forme de formulare de raportare statistică în organizații care nu sunt dezvoltatorii lor - până când nu sunt înlocuite cu altele noi etc.

Documente care confirmă calculul și plata primelor de asigurare în fonduri extrabugetare, trebuie păstrat timp de 6 ani (clauza 6, partea 2, articolul 28 din Legea federală din 24.07.09, nr. 212-FZ).

Perioade de păstrare a documentației HR

Perioadele de stocare pentru documentația personalului sunt definite în listă pentru:

documente care oficializează relațiile de muncă, în special:
organizarea activităților de muncă și de servicii;
raționarea forței de muncă, tarifarea, salariile;
securitate și sănătate în muncă;
documente care oficializează personalul, în special:
angajarea, mutarea, transferul, concedierea angajaților;
determinarea calificărilor angajaților;
pregătirea avansată a angajaților;
plină de satisfacții.

În general, în funcție de perioada de stocare, documentele sunt, de asemenea, împărțite în următoarele grupe: documente cu o perioadă limitată de stocare, documente de stocare permanentă; depozitare până când nu mai este necesară; stocare până la înlocuirea cu documente noi. A fost adăugat un grup de stocare pentru documentele HR - la cerere.

Documentația personalului din Listă conține secțiunile 7 „Relații de muncă” și 8 „Personal”. De exemplu, contractele de muncă (contracte de servicii), contractele de muncă, contractele de muncă care nu sunt incluse în dosarele personale sunt păstrate timp de 75 de ani; cardurile personale ale angajaților, inclusiv lucrătorii temporari, sunt depozitate timp de 75 de ani; caracteristicile, CV-ul angajaților, neincluse în fișierele personale, sunt stocate timp de 5 ani și așa mai departe conform listei; documentele personale originale (cărți de muncă, diplome, certificate, licențe, certificate) sunt păstrate la cerere și cele nerevendicate timp de 75 de ani.

Procedura de păstrare a documentelor contabile

În scopul stocării documentelor, organizația creează arhive (partea 2 a articolului 13 din Legea federală din 22.10.04, nr. 125-FZ „Despre arhivele din Federația Rusă”). Conform Regulamentului privind documentele și fluxul de lucru în contabilitate, aprobat de Ministerul Finanțelor al URSS din 29 iulie 1983, nr. 105, documentele primare, registrele contabile, rapoartele contabile și soldurile sunt supuse transferului obligatoriu în arhivă. În același timp, lucrarea este organizată în conformitate cu Regulile de bază pentru Arhivele Organizațiilor (aprobate prin decizia Colegiului Rosarkhiv din 6 februarie 2002).

Documentele primare, registrele contabile, rapoartele contabile și soldurile înainte de a le transfera în arhiva întreprinderii, instituțiile trebuie depozitate în departamentul de contabilitate în camere speciale sau dulapuri cu încuietoare sub responsabilitatea persoanelor autorizate de contabilul șef. Formele de răspundere strictă trebuie păstrate în seifuri, dulapuri metalice sau încăperi speciale pentru a le asigura siguranța.

Procedura de stocare a documentelor primare și de ieșire pe suporturi citibile de mașină este definită în documentul corespunzător documente normative x, reglarea contabilității în contextul mecanizării (automatizării) acesteia.

Documentele primare prelucrate manual ale lunii curente, legate de un registru contabil specific, sunt completate în ordine cronologică și însoțite de o referință pentru arhivă. Ordinele de numerar, rapoartele în avans, extrasele bancare cu documentele aferente trebuie selectate în ordine cronologică și întrețesute. Anumite tipuri de documente (comenzi de lucru, rapoarte de schimb) pot fi stocate nelegate, dar depuse în dosare pentru a evita pierderea sau abuzul acestora.

Ministerul Finanțelor din Rusia, într-o scrisoare din 24 iulie 2008 nr. 03-02-07 / 1-314, notează că stocarea documentelor primare, a contabilității și a documentelor contabile fiscale poate fi efectuată în formă electronică, cu excepția cazului în care se prevede altfel de către actele juridice de reglementare ale Federației Ruse. În același timp, stocarea lor pe suportul computerizat trebuie efectuată în conformitate cu Legea federală din 10.01.02, nr. 1-FZ „Cu privire la semnătura digitală electronică” utilizând o semnătură digitală electronică, care este echivalentă cu o semnătură scrisă de mână într-un document pe suport de hârtie.

Păstrarea documentelor primare, registrelor contabile, rapoartelor și soldurilor contabile, execuția acestora și transferul în arhivă este asigurată de către contabilul șef al unei întreprinderi sau instituții. Emiterea de documente primare, registre contabile, rapoarte contabile și solduri de la departamentul de contabilitate și din arhivele întreprinderii, instituției către angajații altor divizii structurale ale întreprinderii, instituție, de regulă, nu este permisă și, în unele cazuri, se poate face numai la ordinul contabilului șef.

Sechestrul documentelor primare, registrele contabile, rapoartele contabile și soldurile de la întreprinderi, instituții poate fi efectuat numai de organele de anchetă, ancheta preliminară, parchetul și instanțele judecătorești pe baza unei decizii a acestor organe, în conformitate cu actul penal actual. legislația procedurii. Retragerea se întocmește într-un protocol, a cărui copie este predată contra primirii către funcționarul corespunzător al întreprinderii, instituției. Cu permisiunea și în prezența reprezentanților organelor care efectuează sechestrul, oficialii relevanți ai întreprinderii, instituțiile pot face copii ale documentelor confiscate, indicând motivele și data sechestrului lor. Dacă se confiscă volume incomplete de documente (nu sunt depuse, nu sunt numerotate etc.), atunci cu permisiunea și în prezența reprezentanților autorităților care efectuează sechestrul, oficialii relevanți ai întreprinderii, instituțiile pot completa aceste volume (face un inventar, foi de număr, dantelă, sigiliu, certificare cu semnătura dvs., sigiliu).

Procedura de stocare a documentației HR

Documentele de personal pot fi stocate în departamentul de personal sau în arhiva organizației. Procedura de stocare a evidenței personalului este guvernată de dispoziții separate ale legislației muncii în raport cu diferite tipuri de documentație.

Deci, de exemplu, în art. 87 din Codul muncii al Federației Ruse a stabilit obligația angajatorului de a asigura siguranța datelor personale ale angajatului. Datele personale ale unui angajat sunt informații solicitate de angajator în legătură cu relațiile de muncă și referitoare la un anumit angajat (articolul 85 din Codul muncii al Federației Ruse). Datele personale includ informații conținute într-un fișier personal.

Procedura de stocare a datelor personale ale angajaților este stabilită de angajator în conformitate cu cerințele Codului muncii al Federației Ruse și ale altor legi federale (articolul 87 din Codul muncii al Federației Ruse). În consecință, angajatorul trebuie să emită un act de reglementare local adecvat care să reglementeze stocarea și utilizarea datelor cu caracter personal, precum și să asigure protecția acestora împotriva abuzului sau pierderii.

Legislația nu stabilește cerințe specifice pentru echipamentul spațiilor în care ar trebui stocate datele cu caracter personal. Între timp, pentru a evita accesul neautorizat la datele personale ale angajaților, se recomandă dotarea camerei în care sunt stocate aceste date cu dulapuri care pot fi blocate pentru stocarea informațiilor pe hârtie. Angajatorul trebuie să stabilească în actul de reglementare local cerințele pentru spațiile în care sunt stocate datele personale ale angajaților și condițiile de stocare a acestora. De asemenea, trebuie avut în vedere faptul că datele personale ale angajatului sunt stocate într-o formă documentată, a cărei natură este determinată și de angajator.

Cerințele separate sunt impuse stocării formularelor de evidență a muncii. Formele unui carnet de lucru și o inserție în acesta, ca forme de raportare strictă, trebuie depozitate în seifuri, dulapuri metalice sau încăperi speciale pentru a asigura siguranța acestora (clauza 42 din Regulile de întreținere și depozitare a cărților de lucru, clauza 6.2 din Regulamente privind documentele și fluxul de lucru în contabilitate, aprobat Ministerul Finanțelor al URSS 29/07/83, nr. 105).

Tipuri de documente și condiții de stocare a acestora

În conformitate cu paragraful 4 al art. 89 din Codul fiscal al Federației Ruse, ca parte a unui audit fiscal la fața locului, poate fi verificată o perioadă care nu depășește trei ani calendaristici anteriori anului în care a fost luată decizia de efectuare a auditului. Această perioadă corespunde perioadei de stocare a documentelor, care este stabilită de cl. 8 p. 1 art. 23 din Codul fiscal al Federației Ruse - patru ani.

Este important ca absența documentelor din partea contribuabilului din cauza încălcării cerințelor de siguranță să ofere inspectoratului fiscal dreptul de a determina suma impozitului plătibil bugetului prin calcul. Acest drept este supus prevederilor paragrafelor. 7 p. 1 al art. 31 din Codul fiscal al Federației Ruse. În conformitate cu poziția juridică a Curții Constituționale a Federației Ruse, prevăzută în Hotărârea nr. 301-О din 5 iulie 2005, metoda calculată de calcul al impozitelor, dacă este justificată, nu poate fi considerată o încălcare a drepturile contribuabililor. Corectitudinea acestei abordări a fost confirmată și de Curtea Supremă de Arbitraj din Federația Rusă în definiția din 31 martie 2010 nr. VAS-5/10.

În ceea ce privește perioada inspecțiilor de către inspectoratul de stat al muncii, trebuie remarcat faptul că reglementările care reglementează desfășurarea unor astfel de inspecții nu stabilesc perioada pentru care activitățile organizației pot fi verificate pentru respectarea legislației muncii. În acest sens, se poate concluziona că perioada de verificare ar trebui să fie legată de perioada de stocare a documentației.

Pierderea documentelor

Pierderea documentelor într-o organizație poate apărea din diverse motive: în caz de incendiu, furt, pierdere etc.

În cazul decesului sau pierderii documentelor primare, șeful organizației numește prin ordin o comisie care să investigheze motivele pierderii, decesului, la care, după caz, sunt reprezentați ai organelor de anchetă, ai securității și ai supravegherii statului împotriva incendiilor. invitat (clauza 68 din Regulamentul privind documentele și fluxul de documente în contabilitate, aprobat de Ministerul Finanțelor al URSS 29.07.83, nr. 105).

În conformitate cu paragraful 2 al art. 12 din Legea nr. 129-FZ în caz de dezastru natural, incendiu sau alte urgențe cauzate de condiții extreme, este necesar un inventar. Rezultatele inventarului efectuat stau la baza reflectării pierderilor în contabilitate.

Procedura de realizare a inventarului și metoda de reflectare a rezultatelor sunt stabilite prin Instrucțiunile metodologice pentru inventarul bunurilor și datoriilor financiare, aprobate prin ordinul Ministerului Finanțelor din Rusia din 13 iunie 1995 nr. 49. În plus, șeful organizației trebuie să ia măsuri pentru a restabili acele documente primare care pot fi restaurate și depozitate în perioada stabilită de lege. De exemplu, copii ale declarațiilor de trafic Bani pentru conturile bancare, puteți solicita de la băncile în care sunt deschise conturile organizației; contracte, acte, facturi pot fi solicitate de la contrapartide etc. (scrisoare RF UMNS din Moscova din 13.09.02, nr. 26-12 / 43411).

Distrugerea documentelor

Distrugerea documentelor într-o organizație se efectuează în conformitate cu cerințele Regulilor de bază pentru funcționarea arhivelor într-o organizație (aprobate prin Decizia Colegiului Rosarkhiv din 6 februarie 2002). De regulă, documentele cu o perioadă de depozitare expirată sunt distruse.

Documentele pentru distrugere sunt selectate de o comisie de experți. În acest caz, comisia de experți întocmește un act privind alocarea documentelor pentru distrugere. Actului se atașează un inventar al cazurilor cu perioade de depozitare temporare pentru o anumită perioadă de timp. Dosarele și actele de caz trebuie luate în considerare de o comisie de experți într-un singur complex și aprobate de șeful organizației. Cazurile incluse în actul aprobat privind alocarea documentelor pentru distrugere sunt separate de restul cazurilor și depozitate într-un loc special desemnat. Documentele selectate pentru distrugere și incluse în acte sunt transferate pentru distrugere.

Următoarea procedură este prevăzută pentru distrugerea documentelor organizației. Dosarele cu documente (fișiere) care urmează să fie distruse sunt transferate pentru procesare (eliminare). Înainte de livrare, dosarele cu documente sunt ambalate și, dacă este necesar, sigilate.

Cazurile care urmează să fie distruse sunt transferate pentru procesare (eliminare). Transferul dosarelor se întocmește cu un aviz de livrare, care indică data transferului, numărul dosarelor care trebuie depuse și greutatea hârtiei uzate. Încărcarea și îndepărtarea pentru eliminare se efectuează sub supravegherea unui angajat responsabil de asigurarea siguranței documentelor de arhivă.

Comisia de experți trebuie să consemneze faptul distrugerii tuturor documentelor (transfer pentru procesare) și să elaboreze un alt act privind distrugerea documentelor. La act se atașează o factură, conform căreia documentele au fost transferate spre procesare. Acest act este aprobat și de șeful organizației. Actul cu privire la alocarea documentelor pentru distrugere împreună cu dosarele cazului, actul cu privire la distrugerea documentelor sunt stocate în arhiva societății din dosarul care se formează.

Responsabilitatea pentru siguranța documentelor

În ceea ce privește documentele contabile și de raportare, legislația stabilește răspunderea administrativă pentru încălcarea timpului de stocare a documentelor în temeiul art. 15.11 Codul administrativ al Federației Ruse. Conform acestei norme, încălcarea gravă a regulilor de contabilitate și prezentare a situațiilor financiare, precum și ordinea și condițiile de stocare a documentelor contabile, atrage după sine impunerea unei amenzi administrative asupra funcționarilor în cuantum de două până la trei mii de ruble.

În același timp, șeful organizației va fi responsabil de organizarea stocării documentelor contabile primare, registrelor contabile și situațiilor financiare în organizație (partea 3 a articolului 17 din Legea nr. 129-FZ).

În plus, o încălcare a procedurii de stocare a documentelor, care a presupus pierderea acestora, poate atrage obligații fiscale ale organizației în temeiul art. 120 sau 126 din Codul fiscal al Federației Ruse.

Norma art. 120 din Codul fiscal al Federației Ruse stabilește obligația fiscală pentru încălcarea gravă de către o organizație a regulilor de contabilizare a veniturilor și (sau) cheltuielilor și (sau) obiectelor impozitării. În același timp, sub încălcarea gravă a regulilor de contabilizare a veniturilor și cheltuielilor și a obiectelor de impozitare în sensul art. 120 din Codul fiscal al Federației Ruse înseamnă absența documentelor primare sau absența facturilor sau a registrelor contabile. Amenda pentru această încălcare este de la 5.000 la 15.000 de ruble. în funcție de durata încălcării. În cazul în care încălcarea a dus la neplata impozitului, atunci suma amenzii va fi de 10% din valoarea impozitului neplătit, dar nu mai puțin de 15.000 de ruble.

Aplicarea sancțiunilor în temeiul art. 120 din Codul fiscal al Federației Ruse se justifică dacă încălcarea ordinii de stocare a documentelor a condus la pierderea acestora, lucru confirmat de instanțele de arbitraj.

De exemplu, Serviciul Federal Antimonopol al Districtului Nord-Vest în decizia sa din 4.08.04 în cazul nr. A13-4401 / 03-11 indică legalitatea aplicării unei amenzi în temeiul art. 120 din Codul fiscal al Federației Ruse datorită faptului că compania nu a asigurat siguranța și restaurarea documentelor contabile primare distruse de incendiu. O poziție similară este respectată de FAS al districtului Moscova în rezoluția sa din 23 septembrie 2008 nr. KA-A40 / 8513-08-2 în cazul nr. A40-52908 / 07-115-325.

Norma art. 126 din Codul fiscal al Federației Ruse stabilește responsabilitatea pentru neprezentarea autorității fiscale a documentelor necesare pentru controlul fiscal. Pedeapsa pentru această încălcare este de 50 de ruble. pentru fiecare document nedepusat.

Cu toate acestea, trebuie remarcat faptul că aplicarea răspunderii în temeiul art. 120 și 126 din Codul fiscal al Federației Ruse depinde de vinovăția infractorului. Prin urmare, într-o situație în care pierderea documentelor a avut loc fără culpa contribuabilului, aplicarea măsurilor de răspundere ar fi nejustificată.

În ceea ce privește încălcarea regulilor de stocare a documentației personalului, atunci în legătură cu funcționarii organizației, răspunderea prevăzută la art. 13.20 din Codul administrativ al Federației Ruse. Conform acestei norme, încălcarea regulilor de stocare, colectare, contabilitate sau utilizare a documentelor de arhivă implică o avertizare sau impunerea unei amenzi administrative oficialilor - de la 300 la 500 de ruble.

Marina Rizvanova, Director general al grupului de audit și consultanță „Uniunea Urală”

Planul atelierului:

Cel mai mare număr de lucrări se acumulează în departamentul de contabilitate. Și uneori arhiva devine atât de voluminoasă încât pur și simplu nu există unde să puneți documente noi. Trebuie să decideți de ce hârtii puteți scăpa și care vor trebui păstrate pentru o perioadă de timp. La urma urmei, dacă documentele sunt distruse din timp, nu va exista nimic care să justifice costurile. În timpul auditului, autoritățile fiscale vor elimina costurile și deducerile pentru TVA, vor adăuga impozite suplimentare, amenzi și penalități. Prin urmare, termenul de valabilitate trebuie să fie numărat ireproșabil.

Cum și cât să stocați documentele

Există trei documente normative care guvernează perioadele de păstrare a valorilor mobiliare:

Începeți să numărați patru ani pe factură din ziua următoare după sfârșitul trimestrului în care a fost dedus TVA pe document. Să presupunem că ați dedus factura în trimestrul III, apoi punctul de plecare este 1 octombrie 2015. Se pare că compania poate distruge documentul numai după 1 octombrie 2019.

Deci, am aflat că documentele primare trebuie stocate cel puțin cinci ani. Aceasta este exact cerința prevăzută în Legea contabilității.

În același timp, perioada de stocare pentru documentele contabile fiscale este de patru ani.

Cu toate acestea, în unele cazuri, inspectorii vor avea dreptul să solicite documente de peste patru ani (a se vedea tabelul de mai jos. - Ed. Notă). Mă voi opri asupra acestui aspect mai detaliat.

Când inspectorii sunt liberi să solicite documente de peste patru ani

Documentele	Termen de valabilitate
Pentru pierderile reportate de companie în viitor	În întreaga perioadă de reportare a pierderilor, plus încă patru ani după ce compania a anulat-o integral	În 2013, compania a suferit o pierdere. Și în 2014 și 2015, ea a contabilizat-o pe deplin în cheltuieli. În acest caz, documentele care confirmă pierderea trebuie păstrate până la sfârșitul anului 2019.
Pentru creanțe sau datorii anulate	Patru ani de când datoriile neperformante au fost anulate ca venituri sau cheltuieli	Compania a contabilizat creanțe neperformante în cheltuielile din 2014. Organizația va păstra documente care confirmă datoria până la sfârșitul anului 2018
Prin mijloace fixe	În termen de patru ani după: - compania va termina deprecierea facilității; - îl implementează; - va anula complet pierderea din vânzarea sa	Compania a cumpărat un mijloc fix. Contabilul l-a atribuit celui de-al treilea grup de amortizare și l-a stabilit egal cu patru ani. Acesta este cât de mult va percepe compania amortizarea obiectului. Apoi, documentele care confirmă costul inițial al sistemului de operare trebuie păstrate timp de opt ani.
Erori în calculul impozitului	Compania trebuie să păstreze documente care confirmă calculul impozitului în perioada în care a fost comisă inexactitatea. Termen - la patru ani de la sfârșitul perioadei în care compania a corectat eroarea	Furnizorul a întârziat cu documentele. Din această cauză, compania a primit un act pentru servicii din data de 31 decembrie 2013 numai în martie 2015 și, în același timp, a luat în considerare costurile. Documentele care confirmă cheltuielile pentru 2013 (pentru perioada în care a fost comisă greșeala), compania trebuie să păstreze până la sfârșitul anului 2019

Companiile care amână pierderile în viitor vor avea perioade de stocare non-standard pentru documente. Permiteți-mi să vă reamintesc că organizațiile care plătesc impozitul pe venit pot reduce baza perioadei curente prin pierderi vechi. Pierderile pot fi reportate timp de 10 ani din momentul în care compania le-a primit. Cu toate acestea, dacă o organizație folosește această oportunitate, atunci trebuie să aibă în mod necesar documente care să confirme vechea pierdere: rapoarte, registre și stoc primar.

Documentele de pierdere trebuie păstrate pentru întreaga perioadă de transfer și plus încă patru ani (paragraful 8, paragraful 1 al articolului 23, paragraful 4 al articolului 283 din Codul fiscal al Federației Ruse). Pentru o companie pe care inspectorii au verificat-o deja, nu există excepții. De asemenea, ea trebuie să respecte astfel de termene (scrisoarea Ministerului Finanțelor din Rusia din 25 mai 2012 nr. 03-03-06 / 1/278).

Mai mult decât perioada standard, trebuie să stocați documente pe creanțe fără speranță. Și anume, în termen de patru ani după ce datoria a fost luată în considerare în cheltuieli.

Apropo, același lucru se aplică conturilor neplătite. Documentele de pe acesta (facturi, facturi, extrase de conciliere și alte documente care confirmă datoria) pot fi distruse la numai patru ani după ce compania a luat în considerare datoria în venituri.

De asemenea, este important ca companiile - proprietarii de active fixe să aibă grijă de siguranța documentelor. Documentele pentru achiziționarea și punerea în funcțiune a sistemului de operare trebuie stocate timp de patru ani de la momentul deprecierii obiectului până la sfârșit(scrisoare a Ministerului Finanțelor din Rusia din 26 aprilie 2011 nr. 03-03-06 / 1/270). Același lucru se aplică documentelor privind reconstrucția și modernizarea sistemului de operare. Într-adevăr, ca urmare a acestor măsuri, costul inițial al obiectului crește și, în consecință, amortizarea.

Să presupunem că ați vândut un mijloc fix. Apoi, valorile mobiliare de pe obiect trebuie păstrate timp de patru ani după vânzarea sau radierea pierderii din tranzacție. Acestea trebuie să confirme valoarea reziduală a activului pe care l-ați contabilizat în cheltuieli.

Probabil o situație familiară - furnizorul a adus documentele târziu și, din această cauză, nu ați studiat cheltuielile în trimestrul în care aveți nevoie. Nici o problemă. Astfel de valori mobiliare pot fi înregistrate în perioada curentă. La urma urmei, o eroare la calcularea impozitului poate fi corectată în raportul actual dacă, din această cauză, taxa a fost plătită în exces (clauza 1 a articolului 54 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Dar pentru aceasta trebuie să aveți hârtii care să confirme cheltuielile în perioada în care inițial trebuie să țineți cont de documente. Este important să le asigurați siguranța încă patru ani după ce ați corectat o eroare în raportul curent (a se vedea exemplul din tabelul de mai sus. - Ed. Notă).

Întrebare de membru

- Este posibilă stocarea documentelor pe cale electronică? De exemplu, rapoarte. Sau trebuie să fie tipărite?
- Nu trebuie să tipăriți rapoartele și să le stocați electronic. Aveți dreptul să faceți același lucru cu documentele primare, registrele de contabilitate și contabilitate fiscală (partea 5 a articolului 9 din Legea contabilității nr. 402-FZ, articolul 314 din Codul fiscal al Federației Ruse).
Dar Ministerul Finanțelor insistă asupra faptului că este posibilă stocarea documentelor în acest format numai dacă acestea sunt certificate cu o semnătură digitală electronică (scrisoare din 22 august 2012 nr. 03-02-07 / 1–202).

Compania decide singură unde să stocheze documentele. În practică, majoritatea organizațiilor postează documente la birou. Dacă arhiva este prea mare, atunci este alocată o cameră separată pentru aceasta. Și atunci când spațiul de birou nu permite, documentele sunt transferate pentru stocare către o companie de arhivă.

Dar dacă organizația dvs. este o societate pe acțiuni (publică), este important să luați în considerare faptul că unele dintre documente pot fi stocate numai la adresa organului executiv (clauza 2 a articolului 89 din Legea federală privind acțiunile pe acțiuni Companiile nr. 208-FZ).

Dacă firma este lichidată și nu are un succesor legal, atunci documentele, a căror perioadă de stocare nu a expirat încă, trebuie transferate în arhivă. Pentru aceasta, comisia de lichidare și arhiva municipală trebuie să încheie un acord adecvat între ele (clauza 10 a articolului 23 din Legea federală privind afacerile arhivistice din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ. - Ed. Notă). În caz contrar, membrii comisiei de lichidare vor fi amendați în temeiul articolului 13.25 din Codul administrativ al Federației Ruse.

Compania este obligată să restabilească primarul

Uneori, o companie pierde documente înainte de expirarea perioadei de păstrare.

Datorită lipsei organizațiilor primare, inspectorii pot emite o amendă în temeiul articolului 120 din Codul fiscal al Federației Ruse (pentru încălcarea gravă a regulilor de contabilitate a veniturilor, cheltuielilor și articolelor impozabile). Mai mult, dacă nu există documente pentru o singură perioadă de impozitare, valoarea sancțiunilor este de 10 mii ruble, iar dacă pentru mai multe - 30 mii ruble. În plus, inspectorii pot afla că, din lipsa valorilor mobiliare, compania a subestimat baza de impozitare. Apoi, organizația se va confrunta cu o amendă de 20% din restanța, dar nu mai puțin de 40 de mii de ruble.

Dacă compania nu trimite documentele la cerere, inspectorii pot fi amendați cu 200 de ruble. pentru fiecare document (articolul 126 din Codul fiscal al Federației Ruse). Este posibil ca suma să nu fie semnificativă. Dar altceva este important aici. Există riscul ca inspectorii să includă în planul de inspecție pe teren o companie care nu le-a trimis documentele.

Pierderea documentelor poate duce la consecințe fiscale neplăcute, deci este mai bine să restabiliți documentele. Pentru a face acest lucru, utilizați următorul algoritm.

În primul rând, șeful numește o comisie care va investiga motivele pierderii documentelor. Pe baza rezultatelor anchetei, ea întocmește un act. În cadrul acestuia, comisia raportează ce documente au fost pierdute și din ce motiv.

În pasul următor, solicitați o copie a documentelor de la contrapartidă sau creați-o singur. De exemplu, dacă titlurile se pierd într-o afacere pentru care compania dvs. a fost furnizor.

Este important ca copia pe care furnizorul o face pentru dvs. să fie făcută în conformitate cu regulile din GOST R 6.30-2003. În caz contrar, inspectorii pot refuza cheltuielile sau deducerea TVA.

Despre lector

Marina Viktorovna Rizvanova - dr. n. A absolvit Institutul Financiar și Economic de Corespondență din Rusia cu o diplomă în „și audit”. A supervizat cu succes audituri în companii mari din sectorul locuințelor și utilităților, transporturilor, comerțului etc. Are o diplomă ACCA în IFRS, un certificat de auditor unificat și o diplomă a câștigătorului concursului „Publicația contabilului șef”.

Când furnizorul certifică copia, trebuie să scrie „Adevărat” sub atributul „Semnătură”. Și apoi indicați poziția dvs., puneți data, semnătura și decodarea acesteia (clauza 3.26 GOST R 6.30-2003).

Să presupunem că documentele nu au putut fi restaurate. De exemplu, un furnizor ale cărui valori mobiliare sunt deficitare a fost deja lichidat. Apoi, întocmește un act care să ateste că documentele nu pot fi restaurate și indică motivul.

Dacă v-ați pierdut documentele din cauza unui incendiu, a unei defecțiuni a sistemului de încălzire sau a altor circumstanțe similare, iar inspectorii au emis o amendă, atunci încercați să contactați judecătorii. Adesea sunt de acord că o companie care și-a pierdut actele din cauza forței majore nu ar trebui să plătească amenzi. Susțineți-vă poziția prin rezoluțiile FAS din districtul Volgo-Vyatka din 31 august 2009 în cazul nr. A17-6799 / 2008, FAS din districtul de nord-vest din 30 octombrie 2008 în cazul nr. A56-2606 / 2008 .

Ce trebuie făcut cu valorile mobiliare expirate

Aveți dreptul de a distruge documentele cu o perioadă de depozitare expirată. De exemplu, pot fi mărunțite cu o tocătoare sau rupte cu mâna.

Dar acest fapt trebuie înregistrat conform regulilor. Voi spune imediat că ordinele și actele, care vor fi discutate în continuare, nu au forme unificate, formele lor sunt arbitrare.

Depozitarea documentației primare este o cerință specială a legislației ruse actuale în domeniul contabilității și contabilității fiscale. Este necesar să se asigure siguranța datelor pentru o anumită perioadă de timp. Dacă acest lucru nu se face, atunci problemele cu Serviciul Federal pentru Impozite nu pot fi evitate. Vom afla ce documente și cât trebuie stocate pentru a preveni sancțiunile din partea operatorilor.

Orice operațiune comercială din viața unei entități economice trebuie documentată. În caz contrar, faptul nu poate fi reflectat în contabilitate. În aceste scopuri, este furnizată o categorie separată de documentație - documentul principal. Organizația primară este o formă care determină circumstanțele, condițiile și caracteristicile unui fapt specific din viața economică a unei organizații. Informațiile din formularele primare reprezintă baza pentru înregistrarea în registrele contabile și apoi pentru întocmirea situațiilor financiare. De asemenea, organizația principală este o confirmare a corectitudinii și legalității calculului impozitelor, taxelor și contribuțiilor.

De aceea este atât de important pentru o organizație să asigure siguranța documentelor. Mai mult, pentru a îndeplini acest obiectiv, sunt furnizate propriile caracteristici și cerințe.

Procedura și regulile de depozitare

Standardele legislative determină doar recomandări generale pentru organizarea stocării documentelor în instituții. Principiile individuale ar trebui să fie consacrate în fiecare entitate economică în mod independent. Organizația ar trebui să aprobe o procedură specială sau reguli pentru stocarea evidențelor contabile. Atunci când dezvoltați un regulament, fiți ghidați de:

Reglementări privind documentele și fluxul de lucru în contabilitate, aprobate de Ministerul Finanțelor al URSS la 29 iulie 1983, nr. 105, care stabilește regulile pentru stocarea documentelor primare în instituțiile de stat (municipale).
Regulile de bază pentru arhivele organizațiilor (aprobate prin Decizia Colegiului Rosarkhiv din 06.02.2002).
Prin ordinul Ministerului Finanțelor nr. 256n din 31 decembrie 2016.
Alte ordine ale ministerelor superioare, departamentelor și ordinelor sectoriale.

Ca orientare generală, compania ar trebui să identifice un angajat responsabil ale cărui atribuții vor include întreținerea arhivelor. Pentru a asigura siguranța, de obicei este alocată o cameră separată care îndeplinește cerințele de siguranță. O cameră de arhivă sau depozit este dotată cu rafturi, dulapuri sau chiar seif. De exemplu, dacă arhiva conține formulare stricte de raportare.

Regulile de lucru cu organizațiile primare ar trebui stabilite în funcție de tipul de documente. De exemplu, formularele primare pot fi întocmite nu numai sub formă de hârtie. Formularul electronic devine din ce în ce mai popular. Pentru fiecare categorie de hârtie, elaborați un algoritm individual pentru stocarea documentelor contabile primare și prelucrarea acestora.

Forme de hârtie

Reglementările privind stocarea valorilor mobiliare trebuie să conțină norme specifice și un algoritm de acțiuni. De exemplu, atribuiți un contabil responsabil care se va ocupa de înregistrarea și transferul datelor primare în arhivă. De asemenea, determinați calendarul pentru transfer. De exemplu, anual, până la 1 aprilie.

Transferul primarului în arhivă trebuie documentat. Pentru aceasta, se întocmește un inventar special. Formatul listei însoțitoare este dezvoltat independent de companie. Vă recomandăm să utilizați următoarele detalii:

Număr în ordine.
Indexul și titlul cauzei.
Numărul de foi dintr-un folder, fișier.
Perioada de stocare a documentelor contabile primare.
Data livrării către departamentul de arhive.
Informații despre responsabil (nume complet, funcție, semnătură).

Acceptarea documentației ar trebui, de asemenea, documentată. Pentru aceasta, se face o înregistrare corespunzătoare într-un jurnal special de înregistrare. Coloanele din registru dezvăluie informații despre primirea efectivă a valorilor mobiliare (numărul, numele și indicii cazurilor, persoanele responsabile și data transferului).

Organizare primară în formă electronică

Formularele electronice sunt stocate într-o ordine diferită. Cu toate acestea, compania își stabilește propriile reguli individuale pentru stocarea documentelor contabile primare. Recomandările generale sunt cuprinse în noul FSBU (Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 256n). Standardele sunt consacrate în Ordinul Ministerului Culturii nr. 558.

Furnizați reguli pentru stocarea documentației contabile primare și implementați-le în întreprindere:

Stocarea datelor primare în format electronic ar trebui făcută prin crearea unei copii de rezervă a datelor.
Informațiile din backup sunt generate în ordine cronologică.
Informațiile ar trebui grupate în categorii și tipuri de formulare pentru ușurință în utilizare.
Copia de rezervă este creată pentru o perioadă separată de timp, a cărei durată este determinată de companie în mod independent. De exemplu, trimestrul de raportare, jumătate de an sau an.
Informațiile trebuie înregistrate pe mass-media externă date. De exemplu, un disc, o unitate flash sau dur extern disc.
Informațiile sunt certificate prin semnătura electronică a unei persoane autorizate. De exemplu, semnătura electronică a contabilului șef.
Mediile externe trebuie semnate. De exemplu, în partea din față a discului, indicați următoarele detalii:

data la care a fost creată copia de rezervă;
perioada pentru care informațiile au fost pregătite;
tipul primarului;
cantitatea totală de informații;
numere de serie ale jurnalelor contabile;
informații despre persoanele responsabile.

Păstrați copii într-un seif sau într-o altă cameră special echipată. Este necesar să desemnați un angajat responsabil care să arhiveze și să facă backup sistematic de informații.

Contabilitate centralizată

Contabilitatea poate fi externalizată către o firmă terță parte sau, de exemplu, contabilitatea centralizată. În acest caz, se încheie un acord pentru servicii de contabilitate între companii. Mai mult, regulile și condițiile de stocare a documentelor contabile ar trebui specificate într-o comandă separată. Se recomandă pregătirea unui acord suplimentar cu firma de servicii.

În acord, luați în considerare toate caracteristicile și cerințele pentru gestionarea documentelor și stocarea documentelor. În caz contrar, compania de service nu va fi responsabilă pentru siguranța și corectitudinea documentelor.

Perioade de depozitare

Normele legislației fiscale și contabile diferă în ceea ce privește stocarea documentelor. De exemplu, obligă contribuabilul să asigure siguranța documentelor justificative timp de 4 ani. Acestea sunt formularele utilizate la calcularea sumelor de impozite, taxe și contribuții plătite la buget.

Dacă compania ia în considerare pierderile din perioadele trecute la impozitare, atunci documentația ar trebui păstrată pentru întreaga perioadă, în timp ce compania reduce impozitele.

Conform standardelor de contabilitate, perioada de stocare a documentației într-o organizație este mai lungă. Păstrarea contabilității primare ar trebui asigurată timp de cinci ani. Cu condiția ca această perioadă să fie verificată, adică a fost efectuat un audit.

Care sunt termenii de aplicat în lucrare? Reprezentanții departamentelor au stabilit că nu există confuzie în problemă și că nu poate exista. În legislația fiscală, vorbim doar despre documentația care este implicată în calculul impozitării. Și contabilitate - la întocmirea tranzacțiilor și situațiilor financiare. În teorie, totul este simplu. Dar modalitatea de a împărți documentele în documente fiscale și contabile în practică nu este clară.

Pentru a evita problemele cu controlerele, urmați nota:

	Perioada de stocare a documentelor	Notă sau stare materială
Politicile contabile ale companiei. Acestea includ: planul de conturi de lucru aprobat; forme stabilite de organizații primare utilizate în organizație; programul fluxului de lucru; alte.	Cinci ani.
Registrele contabile și jurnalele contabile, concepute pentru a sistematiza tranzacțiile comerciale. Exemple de forme: enunțuri cumulative; jurnale de tranzacții; cifra de afaceri și bilanțuri; salarizare; carte de numerar; carte principală; liste de inventar; alte.	Cinci ani.	Sub rezerva verificării (auditului) pentru perioada de timp relevantă.
Formele primare și toate atașamentele la acestea. Orice tip de documente în care este înregistrat faptul activității economice a companiei, care a stat la baza reflectării operațiunii în contabilitate. De exemplu: verificări; chitanțe; fișe de timp; scrisori de parcurs; rapoarte de cheltuieli; ordine de numerar; alte.	Cinci ani.	Sub rezerva auditului (audit) pentru perioada de raportare.

Calculul perioadei de depozitare

Organizațiile primare au decis perioadele de asigurare a siguranței. Acum să desemnăm din ce moment să începem această perioadă de calculat. Dacă determinați incorect punctul de plecare, puteți primi sancțiuni de la controlori.

În conformitate cu paragraful 2 al art. 21.1 din Legea nr. 127-FZ, perioada de depozitare a documentației ar trebui calculată de la 1 ianuarie a anului următor anului în care au fost finalizate cu lucrări de birou.

De exemplu, un ordin de numerar a fost emis în martie 2020. Prin urmare, începeți să calculați termenul său de valabilitate numai de la 1 ianuarie 2020. Păstrați ordinul de numerar timp de cel puțin 5 ani calendaristici. Adică, va fi posibilă distrugerea documentului nu mai devreme de 1 ianuarie 2025. Dar numai cu condiția efectuării unui audit pentru perioada de raportare din 2020. Dacă nu a existat nicio verificare, vă recomandăm să păstrați documentația mai mult timp.

Răspundere și penalități

Pentru nerespectarea cerințelor legislației în ceea ce privește siguranța documentației, sunt prevăzute sancțiuni semnificative. stabilește următoarele sancțiuni în cazul în care regulile și condițiile de stocare a documentației primare au fost încălcate:

10.000 de ruble, dacă societatea nu a furnizat documente contabile și fiscale aferente unei perioade de impozitare, adică se emite o amendă pentru faptul că societatea nu a ținut evidența contabilă și fiscală în perioada de impozitare;
30.000 de ruble, dacă o încălcare similară a fost detectată în mai multe perioade de raportare simultan;
40.000 de ruble (minim) sau 20% din valoarea impozitului neplătit dacă documentația lipsă a dus la o subevaluare a bazei de impozitare.

Pe lângă amenzile unei persoane juridice, autoritățile fiscale pot amenda și capul. De exemplu, o amendă de la 2.000 la 3.000 de ruble pentru directorul unei organizații în care au fost încălcate regulile și condițiile de depozitare a primarului ( Artă. 15.11 Codul administrativ al Federației Ruse).

Distrugerea documentelor

După expirarea intervalului de timp stabilit, principalul ar trebui eliminat. Nu puteți arunca doar forme și forme. De asemenea, este imposibil să predați hârtia pentru a risipi hârtia. Este important să respectați cerințele pentru distrugerea înregistrărilor.

Pentru a distruge primarul, trebuie să acționați în următoarea ordine:

Creați o comisie specială. Asigurați-vă că includeți șeful organizației, arhivist, contabil șef și alți specialiști în componența comisiei, dacă se dorește.
Aprobă ordinul de distrugere. La dispoziție, scrieți ce documentație specifică ar trebui distrusă.
Efectuați un examen. Comisia completă trebuie să examineze documentele pentru a expira perioada de depozitare.
Intocmeste un act. În acesta, reflectați concluziile comisiei de experți cu privire la problema examinată. Mai mult, actul este redactat sub orice formă.
Distrugeți documentele.
Transferați actul de distrugere în arhivă.