Care este data de înregistrare a protocolului. Documente de referință și informare - tipuri, ordine de întocmire și execuție. Soiuri scurte și pline

Protocolul întâlnirii- un document care consemnează toate evenimentele care au loc la o întâlnire a angajaților echipei întreprinderii. Nu se aplică documentelor strict obligatorii, dar în unele cazuri este cu adevărat necesar.

FIȘIERE

Rolul protocolului

Întâlnirile în organizații, indiferent de statutul, linia de activitate și dimensiunea acestora, se țin cu o anumită frecvență. Ele vă permit să rezolvați multe probleme curente, să luați măsurile necesare în timp util pentru a rezolva probleme complexe, să determinați strategia de dezvoltare a companiei etc.

Cu toate acestea, nu toate ședințele sunt înregistrate folosind procese-verbale și aceasta nu reprezintă o încălcare a legii. În principiu, conducerea companiei are dreptul de a stabili care ședințe trebuie înregistrate și care pot fi ținute fără emiterea acestui document.

Funcția principală a protocolului este de a consemna în scris toate sarcinile, întrebările, opiniile exprimate în cadrul ședinței și, cel mai important, deciziile colective.

Cu cât protocolul este mai amănunțit și mai detaliat, cu atât mai bine.

De obicei, procesele-verbale sunt necesare pentru acele întâlniri care au un impact direct asupra viitorului firmei. De asemenea, se recomandă înregistrarea întâlnirilor cu participarea reprezentanților altor întreprinderi și a angajaților instituțiilor de stat.

Ordinea ședinței

O întâlnire nu este un eveniment care se ține, așa cum se spune, din senin. Este nevoie de o pregătire preliminară atentă, care este de obicei efectuată de un ofițer responsabil desemnat pentru aceasta prin ordin special al directorului. El colectează documentele necesare, scrie o listă cu problemele actuale și problemele presante care trebuie abordate, anunță toți potențialii participanți cu privire la întâlnirea viitoare și desfășoară alte activități pregătitoare.

Trebuie remarcat faptul că angajații întreprinderii care au primit informații despre întâlnirea viitoare și o invitație de a participa la aceasta pot refuza, dar numai dacă există motive întemeiate și destul de întemeiate, deoarece întâlnirea face parte din sarcinile lor de serviciu.

Întâlnirea are de obicei propriul președinte, care monitorizează progresul acesteia, anunță ordinea de zi și conduce votul. Cel mai adesea acesta este șeful companiei, dar poate exista un alt angajat. În același timp, în procesul-verbal trebuie incluse informații despre președinte.

Încă de la începutul întâlnirii, toate evenimentele care au loc la aceasta sunt înregistrate cu atenție. Mai mult, acest lucru se face în moduri diferite: păstrarea unui protocol nu exclude utilizarea instrumentelor de înregistrare foto și video.

După încheierea ședinței, procesul-verbal trebuie să fie semnat de secretar și de președintele ședinței, precum și, dacă este cazul, de participanții acesteia, care confirmă astfel că toate informațiile înscrise în acesta sunt corecte.

Cine ar trebui să întocmească protocolul

Funcția de întocmire a proceselor-verbale este de obicei responsabilitatea secretarului întreprinderii sau a altui angajat desemnat să îndeplinească această misiune chiar la ședință. În același timp, persoana aleasă să păstreze protocolul trebuie să aibă o înțelegere clară a modului și de ce se face acest lucru și să aibă cel puțin abilități minime în redactarea documentelor de protocol.

Întocmirea unui protocol

Astăzi, legea nu prevede o formă strictă unificată a procesului-verbal al ședinței, astfel încât organizațiile să îl întocmească sub orice formă sau după modelul aprobat în politica contabilă a companiei. Cu toate acestea, anumite informații trebuie incluse:

Numarul documentului;
data creării;
Numele companiei;
localitatea în care este înregistrată societatea;
o listă a persoanelor prezente la ședință (cu includerea funcțiilor acestora, numele complet);
date despre presedintele sedintei si secretarul;
agenda (adică acele probleme care trebuie abordate);
faptul votării (dacă este cazul) și rezultatele acestuia;
rezultatul întâlnirii.

Uneori, ora exactă (până la minute) de la începutul și sfârșitul întâlnirii este introdusă în protocol - acest lucru vă permite să disciplinați angajații și să optimizați timpul petrecut cu astfel de întâlniri în viitor.

Dacă este necesar, la procesul-verbal al ședinței pot fi atașate câteva documente suplimentare, dovezi foto și video. Dacă există, prezența acestora ar trebui reflectată în procesul-verbal al ședinței ca punct separat.

Trebuie remarcat faptul că protocolul trebuie păstrat cu mare atenție, erorile și corecțiile trebuie evitate și este complet inacceptabil să se introducă în el informații nesigure sau în mod deliberat false. În cazul în care sunt identificate astfel de momente în cazul în care documentația internă a companiei este verificată de autoritățile de reglementare, societatea poate fi aspru pedepsită.

Reguli de bază pentru înregistrarea protocolului

Protocolul, de regulă, este întocmit într-un singur exemplar, dar, dacă este necesar, se pot face copii ale acestuia, al căror număr nu este limitat.

Documentul trebuie semnat de compilatorul direct, secretar, precum și de toți membrii adunării.

Puteți întocmi un protocol pe o foaie simplă de format A4 sau pe antetul organizației - nu contează, la fel ca dacă este păstrat în formă scrisă de mână sau completat pe computer. Nu este necesară certificarea acestuia cu sigiliul întreprinderii, deoarece din 2016 persoanele juridice au dreptul deplin prin lege să nu folosească sigilii și ștampile pentru a-și certifica documentația.

Odată formalizate și aprobate în mod corespunzător, procesele-verbale trebuie păstrate împreună cu alte documente ferme care înregistrează întâlnirile interne, negocierile și întâlnirile. După pierderea relevanței, acesta trebuie trimis spre păstrare la arhiva întreprinderii, unde trebuie păstrat pe o perioadă stabilită de lege sau actele locale interne ale companiei (cel puțin 3 ani), după care poate fi eliminat. de (această procedură trebuie efectuată și în mod strict în modul prevăzut de lege) .

Toată documentația informațională, pe baza căreia se iau deciziile de management, este împărțită condiționat în referință și informații și de referință și analitică. Documentele de referință și informații includ în primul rând note de afaceri și corespondență, precum și protocoale, propuneri și prezentări.

Protocol - concept, detalii, formulare, procedura de înregistrare

Activitățile de luare a deciziilor în comun de către un organism colegial sau un grup de angajați reflectă protocolul.

Protocol - un document care stabilește cursul dezbaterii problemelor și al luării deciziilor la ședințe, ședințe, conferințe, ședințe ale organelor colegiale.

Există următoarele tipuri de protocoale :

procese-verbale ale ședințelor în activitățile de conducere ale întreprinderilor;
protocoale de anchetă, unele organe administrative și organe de protecție a ordinii publice;
protocoale utilizate în elaborarea și încheierea contractelor.

Procesele-verbale ale ședințelor din activitățile de conducere se întocmesc pe baza proiectelor de procese-verbale ale desfășurării acestor ședințe, rezumate ale rapoartelor și discursurilor, proiectelor de hotărâri, stenogramelor, înregistrărilor sonore etc. Răspunderea pentru întocmirea și corectitudinea proceselor verbale se află cu președintele și secretarul care conduc ședința.

Protocolul poate fi formatat ca formă comună întreprinderi, și pe o formă specială a protocolului sau pe foi de format A4.

Detaliile obligatorii ale protocolului sunt : denumirea organizației, denumirea tipului de document, data și numărul de înregistrare, locul întocmirii sau publicării, titlul textului, semnături.

Data procesului-verbal este data ședinței. Dacă durează câteva zile, atunci datele de început și de sfârșit ale întâlnirii sunt indicate printr-o liniuță.

La înregistrare se disting două tipuri (forme) de protocoale :

proces-verbal complet - conține o înregistrare a tuturor discursurilor din ședință;
protocol scurt – conține doar numele vorbitorilor și o scurtă notă despre tema discursului.

Cuvintele „AUZAT”, „VORBIT”, „REZOLUT (DECIS)” sunt tipărite din marginea din stânga cu majuscule și se termină cu două puncte. Textul secțiunilor „AUZAT”, „VORBIT”, „REZOLUT (DECIS)” este tipărit cu spațiere de 1,5 rânduri dintr-o nouă linie. Fiecare nume de familie și inițiale ale vorbitorilor sunt tipărite dintr-o nouă linie în cazul nominativ, înregistrarea discursului este separată de nume de familie printr-o cratimă. Discursul este scris la persoana a treia singular.

Procesul-verbal al ședinței se semnează de către președinte și secretar. În cazuri deosebit de importante, protocolul trebuie avizat de vorbitori, vizele sunt aplicate pe marginea stângă a documentului la nivelul înregistrării discursului.

Oferta și prezentarea ca tipuri de documentație de referință și informare

Propoziție - un document care este un fel de memorandum care conține o listă de propuneri specifice pe o anumită problemă. Astfel de propuneri se referă la activități oficiale și administrative.

Ofertele comerciale, de regulă, se fac sub forma unei scrisori de ofertă.

În același mod se întocmește o propunere de activități oficiale (administrative). memorandum , unde conținutul este împărțit în două părți: justificare și concluzie - o listă de propuneri.

Propunerile se întocmesc de către șefii de departamente și specialiști, se întocmesc pe o foaie standard, se semnează de redactor și se depun conducerii.

În plus, propunerile pot fi înaintate organizațiilor superioare pe probleme care sunt de competența lor. Astfel de propuneri sunt întocmite pe antetul general al organizației.

Cerințele necesare pentru propunere sunt : denumirea unității structurale, (denumirea organizației, dacă se adresează unei organizații superioare), denumirea tipului de document, data și numărul de înregistrare, locul întocmirii (dacă este adresată unei organizații superioare), titlul textului, destinatar, semnătură.

Mijloace de prezentare un document care exprimă o inițiativă de a aplica măsuri specifice unui angajat sau de a efectua anumite acțiuni împotriva unui angajat. Inițiativa în acest caz vine de la șeful unității structurale în care lucrează angajatul.

În multe privințe, spectacolele amintesc de caracteristici . Mai mult, în unele dintre ele, caracteristicile sunt incluse sub formă de blocuri separate. Cu toate acestea, acestea sunt documente diferite, care diferă atât ca conținut, cât și ca design.

Prezentat aici șablon de design de prezentare pentru a încuraja angajatul întreprinderii.

Detaliile de depunere necesare sunt : denumirea unității, denumirea tipului de document, data, numărul de înregistrare, destinatarul, titlul textului, textul, semnătura.

Vă rugăm să răspundeți la două întrebări referitoare la întocmirea procesului-verbal al ședinței/ședinței:
Dacă ordinea de zi include o întrebare cu caracter informativ, de exemplu, „Despre progresul construcției...”, atunci:
Dacă este necesar să se ia vreo decizie de tipul: „Ia – notă”. Sau se poate lăsa întrebarea fără dispozitiv?
Ar trebui cumva astfel de probleme să fie pe ordinea de zi?

Este întotdeauna necesar în procesul-verbal să se menționeze cel puțin pe scurt conținutul discursurilor în timpul dezbaterii chestiunii care necesită o decizie sau se poate indica pur și simplu: „Discuția a avut loc...” și apoi - „S-a decis ( hotărât)”?

La întrebare răspunde Bryzgalova K.M., expert al revistei

Răspuns la prima întrebare Cititorul este cuprins în însăși definiția unui protocol ca tip de document: un protocol este un document care fixează cursul dezbaterii problemelor și al luării deciziilor la ședințe, ședințe, conferințe și ședințe ale organelor colegiale, i.e. procesul decizional și deciziile în sine.

Deci, protocolul conține o evidență a discutării problemelor și a adoptării deciziilor cu privire la acestea. Dacă se întocmește un raport informativ regulat, care nu este supus discuțiilor și nu se iau decizii cu privire la acesta, atunci nu are sens să îl includem ca punct separat pe ordinea de zi. Apoi, o decizie precum „Ia notă” nu va fi necesar să fie înregistrată în protocol.

Dacă întrebarea cititorului trebuie înțeleasă ca întrebând dacă este, în principiu, acceptabil să scrieți formularea „Notă” ca decizie luată, atunci răspunsul este da. Da, este permis. La urma urmei, chiar și în formatul eșantionului pentru un protocol scurt, care este prezentat în Anexa nr. 10 la Instrucțiunile standard pentru documentele în autoritățile executive federale, o astfel de formulare a deciziei este prezentă (a se vedea Exemplul 2).

Însă, în practica reală a activității manageriale, „informarea simplă” este extrem de rară. Iar progresul construcției necesită o monitorizare constantă. Cel puțin, pe baza rezultatelor unui astfel de raport, se poate lua decizia de a stabili următoarea dată pentru informarea despre progresul construcției, de exemplu, într-o lună la următoarea întâlnire sau sub forma unui raport scris furnizat. la anumiți oficiali.

Deci, întrebarea „Despre progresul construcției...” poate fi nu numai informativă. În funcție de evoluția construcției, cei prezenți la ședință/adunare pot:

sau aproba-l (dacă totul merge conform unui plan prestabilit),
sau să ia o decizie cu privire la necesitatea măsurilor urgente de redresare a situației, la o schimbare a termenelor limită, la o modificare a planului de lucru etc.,
și setați o dată și o formă pentru următorul „punct de control”.

Rezultă că în urma rezultatelor raportului privind progresul construcției, se ia în continuare o decizie colegială. Apoi formularea acestuia trebuie consemnată în protocol în partea „HOTARAT (HOTARAT)”.

Răspunde la a doua întrebare Cititorul va fi ajutat de regulile pentru întocmirea unui protocol, care sunt cuprinse în Instrucțiunile standard pentru documentele în autoritățile executive federale (aprobate prin ordin al Ministerului Culturii din Rusia din 08 noiembrie 2005 nr. 536).

Textul protocolului constă din două părți:

introductiv și
de bază.

Eșantion de protocoale complete. în exemplul 1.

În partea introductivă sunt indicați președintele, secretarul și cei prezenți (invitați). Partea introductivă a protocolului se încheie cu ordinea de zi - o listă a problemelor aflate în discuție, enumerate în ordinea importanței acestora, cu indicarea vorbitorului pentru fiecare punct de pe ordinea de zi. Fiecare întrebare este numerotată cu o cifră arabă, iar numele ei începe cu prepoziția „O” („Despre”), care este imprimată de la marginea marginii din stânga.

Partea principală a protocolului constă din secțiuni în conformitate cu punctele de pe ordinea de zi. Textul fiecărei secțiuni este construit după schema: „AM ASCULTAT – VORBIT – HOTĂRÂT (HOTARAT)”.

Partea „SPEAKED” conține numele și inițialele tuturor vorbitorilor pe această problemă și un scurt rezumat al discursurilor lor. Conținutul discursului poate fi întocmit separat, apoi se realizează o notă de subsol „textul discursului este atașat” în protocol (vezi secțiunea 2 a protocolului din Exemplul 1).

Dacă nu au existat discursuri și discuții, atunci partea „SPEAKED” pur și simplu nu este inclusă; atunci această secțiune a protocolului va fi formată din doar două părți: „AUZAT” și „REZOLUT (DECIS)” (a se vedea secțiunea 1 a protocolului din Exemplul 1).

În practica de birou, un scurt protocol este, de asemenea, utilizat atunci când nu este necesară o înregistrare detaliată a discutării problemelor. Am dat forma sa în exemplul 2.

Într-un astfel de protocol indicați numai:

lista de participanți,
problemele luate în considerare și
deciziile luate.

Pentru început, să vedem cum Instrucțiunile standard pentru munca de birou în autoritățile executive federale prescriu executarea unei forme scurte a protocolului. În același timp, reamintim că prevederile acestui document sunt obligatorii doar pentru autoritățile executive federale. Alte organizații pot, la cererea lor, să împrumute pentru ele însele formele de documente și tehnologiile de lucru descrise în Instrucțiunile model.

Fragment de document

Instrucțiuni standard pentru munca de birou în organele executive federale, aprobate prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 08 noiembrie 2005 nr. 536

2.7.3.4. Textul protocolului rezumat este, de asemenea, format din două părți. În partea introductivă sunt indicate parafa și prenumele președintelui (președintelui), precum și funcțiile, parafa, prenumele persoanelor prezente la ședință.

Cuvântul „Participat” este tipărit de la marginea marginii din stânga, subliniat, se pun două puncte la sfârșitul cuvântului. Mai jos sunt numele posturilor, inițialele și prenumele celor prezenți. Titlurile postului pot fi generice, de exemplu:

Ministru adjunct al Culturii și Comunicațiilor de Masă al Federației Ruse
Șefii adjuncți ai Agenției Federale de Arhivă a Federației Ruse.

Titlurile posturilor pe mai multe rânduri ale celor prezenți sunt indicate cu 1 spațiere între rânduri.

Lista este separată de partea principală a protocolului printr-o linie continuă.

Partea principală a protocolului include problemele luate în considerare și deciziile luate cu privire la acestea. Numele întrebării este numerotat cu cifre romane și începe cu prepoziția „O” („On”), tipărită cu un font centrat cu dimensiunea nr. 15 și subliniată cu un rând sub ultima linie. Sub linie sunt numele oficialităților care au luat cuvântul în cadrul discuției pe această problemă. Numele de familie sunt tipărite cu 1 spațiere între rânduri.

Apoi este indicată decizia luată cu privire la problemă.

Trebuie menționat că în Instrucțiunile model anterioare pentru munca de birou în organele executive federale, aprobate prin ordinul Arhivei Ruse din 27 noiembrie 2000 nr. 68 și acum nu mai sunt valabile, nu existau prevederi privind un scurt protocol. Acestea. mai devreme, executarea protocoalelor scurte nu era reglementată la nivel federal, astfel încât acestea au fost întocmite în conformitate cu instrucțiunile pentru munca de birou a unei anumite organizații. Și instrucțiunile pentru munca de birou ale organizațiilor, la rândul lor, au fost întocmite pe baza experienței practice, care a fost stabilită în orice manual despre munca de birou.

În Instrucțiunile model pentru documentele în organele executive federale, care este în prezent în vigoare (aprobat prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 8 noiembrie 2005 nr. 536), a apărut clauza 2.7.3.4, dedicată unui scurt protocol . Prin urmare, instrucțiunile de lucru de birou elaborate de autoritățile executive federale trebuie să conțină aceleași cerințe pentru executarea unui scurt protocol. În același timp, observăm că în cerințele stabilite la paragraful 2.7.3.4 din Instrucțiunile model, există „inovații în proiectare”, care nu sunt tipice pentru practica general acceptată de emitere a protocoalelor succinte. În primul rând, acestea includ:

excluderea din partea introductivă a ordinii de zi;
centrarea numelui întrebării și sublinierea acesteia cu o linie sub ultima linie;
înregistrarea informațiilor despre cei prezenți;
reguli pentru proiectarea părții principale.

Pentru claritate, vom prezenta Anexa nr. 10 la Instrucțiunile standard actuale pentru munca de birou în autoritățile executive federale, care conține un eșantion de protocol scurt.

Procesul verbal al ședinței - un document informativ și administrativ care consemnează întregul proces de discutare a problemelor ridicate, precum și deciziile luate în cadrul acestei ședințe. Menținerea acestui document este o parte importantă și obligatorie a oricărei întâlniri, care determină în mare măsură cât de eficient vor fi implementate deciziile cu privire la o anumită problemă.

Înregistrarea proceselor-verbale ale ședințelor este stabilită de Codul civil al Federației Ruse. Articolul 181.2 definește cerințele obligatorii de bază și procedura în care se țin evidența ședinței. Cum să întocmești corect protocolul? Ce informații trebuie incluse în procesul-verbal al ședinței?

Cine tine protocolul?

Responsabilitatea pentru înregistrarea desfășurării ședinței și execuția corectă ulterioară a documentului revine secretarului ședinței. Aceasta poate fi persoana care ocupă funcția de secretar în organizație sau orice alt angajat autorizat să îndeplinească această atribuție. Cel mai bine este ca persoana desemnată de secretar să înțeleagă problemele ridicate la ședință. Totuși, dacă secretarul este ocupat cu activități în altă zonă, acesta are dreptul de a adresa întrebări clarificatoare în timpul ședinței, permițând consemnarea cât mai exactă a întregului proces al ședinței.

Pe lângă simpla stabilire a progresului întâlnirii, secretarul este responsabil de pregătirea întâlnirii. Aceasta poate fi întocmirea unei liste a celor prezenți, o schemă a procesului deliberativ, lucrând cu procesele verbale ale ședințelor anterioare. Acest lucru este necesar pentru a pune pe ordinea de zi o listă de probleme care trebuie discutate din nou.

Formular, secțiuni obligatorii

Pentru a întocmi un protocol cu instrucțiuni pentru munca de birou, se recomandă utilizarea unui formular special. Dacă să folosiți această recomandare depinde de decizia proprietarului (managerului) organizației. Cel mai adesea, formularele de tipărire sunt folosite pentru înregistrare în autoritățile de stat, municipale, orașe. Majoritatea organizațiilor private folosesc un șablon obișnuit tipărit pe computer și proiectat pe coală A4.

Indiferent de tipul de formular, documentul trebuie să conțină secțiuni obligatorii (pentru un exemplu de proces-verbal al ședinței, vezi articolul de mai jos):

Denumirea structurii (organizației) în care își desfășoară activitatea colegiul.
Titlu.
Data și numărul de înregistrare a protocolului.
Locul (orașul) unde are loc ședința.
Întrebări (agenda).
Parte principală.
Semnăturile președintelui, secretarului și participanților la ședință.

Procesul-verbal al ședinței se întocmește pe baza înregistrărilor, inclusiv audio sau video, realizate de secretar în timpul discuțiilor. Pentru executarea documentului se alocă o perioadă de până la cinci zile lucrătoare, cu excepția cazurilor în care alte termene sunt stabilite prin ordin al șefului sau legislația privind anumite tipuri de ședințe.

antetul protocolului

Titlul documentului include numele, cuvântul „Protocol”, precum și denumirea ședinței (în acest caz, această ședință) și (sau) organul colegial care ține ședința. De exemplu: „Procesul verbal al ședinței de producție”.

Număr, dată, loc

Fiecare proces-verbal al ședinței trebuie să aibă un index, adică un număr de serie de înregistrare. Este determinat de numărul de ordine al ședinței desfășurate de la începutul anului calendaristic (în organizațiile de învățământ, este posibil să se țină evidența numerotării de la începutul anului universitar). Dacă se consemnează procesul-verbal al ședinței colegiului temporar, numerotarea se păstrează pe durata mandatului.

Data documentului va fi ziua întâlnirii. Dacă problemele au fost discutate mai mult de o zi lucrătoare, toate datele de la începutul până la sfârșitul discuției trebuie incluse în procesul-verbal al ședinței. Exemplu: „22.06.2016 - 24.06.2016” sau „22-24.06.2016”

Locul întocmirii protocolului - denumirea geografică a localității în care își desfășoară activitatea acest organ colegial. Această secțiune poate să nu apară în document, dar numai dacă denumirea organizației include deja numele localității. De exemplu: „Imprimeria orașului Samara”, „Uzina de construcții de mașini Ivanovo” și așa mai departe.

Observați cum ar trebui să înceapă orice proces verbal de întâlnire (exemplul de mai sus).

Introducere

Pentru a întocmi partea introductivă a protocolului, trebuie să începeți cu numele și parafa președintelui de ședință și a secretarului. Primul este un angajat al organizației autorizat să conducă întâlnirea. Funcția președintelui în organizație (conform listei de personal) nu este indicată în protocol. Această persoană nu trebuie să fie șeful întreprinderii. Excepție face procesul-verbal al întâlnirii cu directorul, unde șeful conduce personal întâlnirea.

În secțiunea „Participanți”, ar trebui să indicați toți ceilalți participanți la întâlnire. Puteți face acest lucru urmând aceste instrucțiuni:

În secțiune sunt indicate, în ordine alfabetică, numele și parafa salariaților care participă la examinarea problemelor puse pe ordinea de zi și la adoptarea de decizii asupra acestora. Posturile nu sunt specificate.
Dacă la ședință sunt prezenți mai mult de cincisprezece participanți, inițialele și prenumele acestora sunt date ca anexă la procesul-verbal într-o listă separată.
Dacă la ședință sunt prezenți alți angajați ai acestei organizații sau persoane invitate din alte organizații, în procesul-verbal se trece secțiunea „Invitați”. Numele de familie și inițialele sunt indicate aici în ordine alfabetică, iar pentru participanții din alte organizații sunt prescrise suplimentar funcția și numele locului de muncă.
Fiecare dintre cei prezenți își confirmă participarea la întâlnire cu o semnătură personală.

O linie goală după secțiunea „Prezenți”, „Ordinea de zi” este înscrisă în procesul-verbal al ședinței. Această secțiune se referă la lista problemelor prezentate la ședință. Fiecare articol din secțiunea de protocol „Agendă” este numerotat cu cifre arabe. Pentru a formula o întrebare se folosesc prepozițiile „Despre...” sau „Despre...” (pentru un exemplu de proces-verbal al ședinței în partea de ordine de zi, vezi articolul de mai jos). Fiecare articol trebuie să indice persoana împuternicită să ia cuvântul pe această temă: „Raportor: nume, inițiale”.

Care este diferența dintre un protocol complet și unul scurt?

La întocmirea părții principale a documentului, este important să se ia în considerare dacă în timpul ședinței se păstrează un protocol scurt sau complet al procesului deliberativ. Pentru o formă scurtă (cel mai adesea procesele-verbale ale ședinței operaționale sunt întocmite în acest mod), în partea principală trebuie indicate următoarele informații:

Întrebare depusă la ședință.
Raportor pe această problemă.
Hotărârea adoptată și aprobată de ședință.

Întocmirea unui protocol complet presupune fixarea nu numai a informațiilor de mai sus, ci și a detaliilor discursurilor vorbitorilor, a informațiilor și dezbaterilor apărute în timpul ședinței, a opiniilor audienței, a comentariilor și obiecțiilor, precum și a altor detalii.

Parte principală

Partea principală a protocolului este formată din secțiuni în funcție de numărul de probleme de pe ordinea de zi. În forma completă a documentului, fiecare secțiune include trei părți, care reflectă procesul de examinare a problemei și de luare a unei decizii cu privire la aceasta.

Numele părților sunt indicate cu majuscule dintr-un rând nou:

"ASCULTAT". În această parte, sub titlu, trebuie indicat numele de familie al vorbitorului asupra chestiunii în discuție (în cazul nominativ), o declarație a raportului este dat printr-o liniuță (la persoana a III-a singular). Dacă din anumite motive este imposibil să citați discursul în protocol, textul procesului-verbal este înscris pe o foaie separată ca anexă la protocol, iar în secțiunea „AUDIT”, nota „Textul procesului-verbal”. (discursuri, discursuri) se atașează” se face.
"PREZENT". Această parte înregistrează declarațiile făcute de alți participanți la întâlnire cu privire la subiectul luat în considerare sau întrebările puse în timpul discuțiilor. În acest caz, trebuie indicat numele de familie al vorbitorului (în cazul nominativ), iar textul întrebării (discurs) este menționat prin liniuță.
„REZOLVAT” sau „REZOLUT”. Se consemnează decizia luată în ședință pe această temă. Textul deciziei trebuie tipărit integral, indiferent dacă se păstrează forma integrală sau scurtă a protocolului. La vot se indică numărul de voturi primite „pentru”, „împotrivă” și „abținere”.

Pentru forma scurtă a procesului-verbal, discuția fiecărei probleme este rezumată în părțile AUDI și DECIDE. După semnarea documentului de către secretar și președinte, acesta dobândește statut oficial și este înregistrat.

Deciziile luate în cadrul ședinței sunt comunicate executorilor desemnați:

Prin predarea unei copii a procesului verbal sau a unui extras certificat de secretar.
Publicarea documentelor administrative (comenzi, rezoluții, ordine) pentru organizație pe baza deciziilor consemnate.

Cum se stochează protocoalele?

Pentru păstrarea arhivă, procesele-verbale sunt formate în cazuri cu împărțire pe tipuri de ședințe. Locul de depozitare a unor astfel de documente este determinat fie de secretariatul organizației (divizia structurală a organizației), fie de departamentul de management al biroului. Perioadele de păstrare se stabilesc în conformitate cu nomenclatorul de cazuri aprobat la întreprindere.

Noua pagina 1

Protocolul ca reflectare a modului colegial de luare a deciziilor

Procesele-verbale ale ședinței sunt folosite pentru a documenta activitățile organelor colegiale și consultative (colegii, consilii, comisii, ședințe, ședințe etc.), atât permanente, cât și temporare. Destul de des, procesele-verbale ale ședințelor se țin la ședințele de afaceri, negocierile de stabilire a acordurilor la care au ajuns părțile sau alte condiții elaborate în comun.

Procesul-verbal al ședinței - un document care conține o evidență consecventă a discutării problemelor și luării deciziilor la ședințe, ședințe, conferințe, ședințe ale organelor colegiale sau consultative.

Procesul-verbal al ședinței reflectă activitățile pentru elaborarea și adoptarea în comun a deciziilor de conducere. De regulă, problemele cele mai importante și fundamentale din activitățile organizației care necesită discuții colective, comune și luare a deciziilor sunt supuse deciziei colegiale.

Metoda colegială de luare a deciziilor este utilizată în activitățile aproape oricărei organizații, indiferent de forma organizatorică și juridică a acesteia și de natura activității. , de exemplu, în organizațiile care au forma unei societăți pe acțiuni, adunarea generală a acționarilor, consiliul de administrație (consiliul de supraveghere), consiliul de administrație, comisia de audit și comisia de numărare funcționează pe bază de colegialitate. În plus, în orice organizație cu un singur organ executiv, de exemplu, în subordinea directorului general, pot fi create direcții, consilii, comisii pentru discutarea și rezolvarea în comun a diferitelor probleme ale activităților organizației.

Etapa pregătitoare

De regulă, o ședință este precedată de multă muncă pregătitoare: pregătirea ordinii de zi a ședinței, informarea membrilor organului colegial și a altor părți interesate, pregătirea materialelor pentru a fi luate în considerare la ședință în conformitate cu ordinea de zi (de regulă , aceasta este o declarație cu privire la problema sau rezumatele discursului și un proiect de hotărâre), copierea și distribuirea acestora către toți participanții la ședință pentru cunoștință prealabilă, pregătirea localului pentru ședință etc.

Ședința organului colegial este precedată de înregistrarea participanților, care se poate desfășura sub diferite forme: de la consemnarea numelor celor prezenți direct în proiectul de protocol (dacă numărul participanților la ședință nu depășește 15 persoane), întocmirea unei liste a membrilor organului colegial prezenți la ședință și a celor invitați, indicând toate informațiile necesare despre aceștia (post, locul de muncă) înainte de înregistrarea participanților prin mijloace tehnice. La desfășurarea adunărilor generale ale acționarilor societăților pe acțiuni, lista acționarilor și împuterniciților prezenți la adunare trebuie să fie certificată prin semnătura președintelui adunării. Administratorii pot fi incluși în lista celor prezenți numai cu prezentarea unei împuterniciri pentru dreptul de a reprezenta interesele acționarului. Înregistrarea celor prezenți la ședință este un punct extrem de important, întrucât hotărârile organului colegial au putere juridică numai dacă este cvorum, precum și dacă toți participanții la ședință au autoritate suficientă pentru a vota hotărârile luate.

Procesul-verbal se întocmește pe baza stenogramei ședinței, a înregistrării audio a ședinței sau pe baza proiectelor de note de mână care se păstrează în timpul ședinței, precum și a materialelor pregătite pentru ședință (texte de rapoarte, discursuri, referințe, proiecte de decizii, ordinea de zi, liste de participanți etc.).

Dacă întâlnirea a fost transcrisă sau înregistrată sunet , după ședință, stenograma este transcrisă, verificată față de înregistrarea sonoră și întocmită (astfel de înregistrări se numesc stenograme sau protocoale textuale). Stenogramele sau înregistrările sonore ale ședinței se realizează fie pe părți în timpul ședinței propriu-zise, fie imediat după ședință, dar, în orice caz, timpul alocat pregătirii stenogramei și procesului-verbal al ședinței nu trebuie să depășească 3-5 zile. din ziua în care a avut loc ședința.

În cazul în care cursul întâlnirii a fost înregistrat pe casetă sau pe un reportofon , după transcrierea înregistrării, întocmirii și execuției stenogramei și (sau) protocolului, caseta cu înregistrare sonoră pentru o perioadă determinată (de regulă, în termen de două săptămâni) este stocată în unitatea care asigură înregistrarea sonoră a ședințelor, si apoi demagnetizat. Acest timp este necesar pentru a elimina eventualele întrebări și a clarifica textul protocolului. Prin hotărâre a conducătorului organului colegial, înregistrarea sonoră a ședinței poate fi emisă pentru păstrare arhivă pe termen lung.

Înregistrarea detaliilor protocolului

Din punctul de vedere al completitudinii reflecției desfășurării ședinței, se disting procesele verbale complete și scurte.

Protocol completconține o înregistrare a tuturor discursurilor din cadrul ședinței, scurt- doar numele vorbitorilor și tema discursului. Ce protocol trebuie păstrat în fiecare caz concret este stabilit în regulamentul organului colegial sau hotărât de președintele organului colegial.

Procesul-verbal al ședinței este întocmit pe coli standard de hârtie A4. Detaliile obligatorii ale protocolului sunt: denumirea organizației, denumirea tipului de document (PROTOCOL), data documentului, numărul de înregistrare, locul întocmirii documentului, antetul textului, semnăturile.

Înregistrarea detaliilor protocolului trebuie să respecte GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.

Data protocoluluieste data evenimentului (întâlnire, întâlnire). Data este emisă digital sau verbal-digital: 02/05/2005 sau 05 februarie 2005.

Numărul de înregistrare a protocolului este numărul de ordine al ședinței în cursul anului calendaristic sau pe durata mandatului organului ales. La înregistrarea protocoalelor nu se păstrează formulare speciale de înregistrare și contabilitate (jurnal, dulap de dosare), fiecărui protocol nou i se atribuie un număr de ordine după numărul protocolului depus ultimul în dosar.

Locul de compilare protocol se indică în conformitate cu împărțirea administrativ-teritorială acceptată. Numele locului de întocmire a documentului poate fi omis dacă numele teritoriului este inclus în numele organizației: Duma orașului Moscova, Adunarea Legislativă a Regiunii Tver.

Titlul textului este un element obligatoriu al protocolului. Trebuie să fie în concordanță gramatical cu numele tipului de document:

PROCES-VERBAL (de ce?) al ședinței comisiei de reevaluare a mijloacelor fixe

PROCES-VERBAL (de ce?) Şedinţele direcţiei

Textul protocoluluiconstă din două părți - introductivă și principală. Partea introductivă este întocmită identic în formele integrale și scurte ale protocolului. Indică: numele președintelui și secretarului ședinței, numele sau numărul total al participanților la ședință și al persoanelor invitate, ordinea de zi. Numele membrilor organului colegial sau ale persoanelor care participă la ședința cu drept de vot sunt enumerate în ordine alfabetică, fără a indica funcțiile. Dacă se indică numărul total al celor prezenți, se dă denumirea generalizată a acestora și se marchează prezența unei liste de înregistrare:

Prezenți: membri ai Consiliului științific și tehnic în număr de 25 persoane. (lista este atașată).

Persoanele care nu sunt membri ai organului colegial și invitate la ședință în calitate de experți în problemele aflate în discuție sau persoane interesate sunt enumerate după cuvântul „Invitate:”, tot în ordine alfabetică, dar indicând funcțiile și locul de muncă, dacă sunt reprezentanți ai altor organizații.

Ordinea de zi a ședinței va indica problema sau problemele care fac obiectul dezbaterii în ședință, funcția și prenumele vorbitorului. Dacă sunt mai multe întrebări, acestea sunt numerotate cu cifre arabe și ordonate în funcție de gradul lor de complexitate, importanță și în ordinea discuției. Punctele de pe ordinea de zi sunt construite după formula „despre ce?”:

Punctele de pe ordinea de zi trebuie formulate precis și clar, reflectând esența problemelor în discuție. Nu se recomandă includerea punctului „Diverse” pe ordinea de zi.

Textul părții principale a protocolului constă din secțiuni separate în funcție de numărul de puncte de pe ordinea de zi, fiecare dintre acestea fiind construită conform schemei:

1. ASCULTAT:

EFECTUAT:

HOTĂRÂT: ( sau: REZOLVAT :)

Aceste cuvinte cheie pentru protocol sunt tipărite cu majuscule și din linia roșie. Secțiunile sunt numerotate cu cifre arabe în conformitate cu ordinea de zi. După cuvânt "AUZIT:" se indică numele de familie al vorbitorului la cazul nominativ iar conținutul referatului se precizează sub forma persoanei a III-a singular sau cu prepoziția „o”. Dacă textul raportului este disponibil, se face un marcaj după numele vorbitorului: (Textul raportului este atașat).

În capitolul "PREZENT:" indicați succesiv numele persoanelor care au luat parte la dezbaterea raportului și se formulează opiniile exprimate de acestea. Numele vorbitorilor și conținutul discursurilor lor sunt înregistrate în același mod ca și discursul vorbitorului principal din partea anterioară a protocolului.

Dacă este necesar, aceeași secțiune a protocolului înregistrează întrebările adresate vorbitorului și răspunsurile acestuia în următoarea formă:

Întrebare: Dacă se ia decizia de a emite acțiuni ale companiei, se are în vedere emiterea de acțiuni preferențiale?

Răspuns: Nu, vor fi emise doar acțiuni ordinare.

Este posibil ca numele persoanei care a pus întrebarea să nu fie indicat.

În capitolul „DECIDE:” („RESOLVED:”) decizia luată se notează, pe scurt, exact, concis – astfel încât să nu existe dublă interpretare. Deciziile luate sunt formulate într-o formă prescriptivă: „Aprobați...”, „Prevăză...”, „Efectuați modificări...”. Se pot lua mai multe decizii cu privire la o problemă, caz în care sunt numerotate cu cifre arabe. Dacă este necesar, împreună cu hotărârea, se indică rezultatele votului: numărul de voturi „pentru”, „împotrivă”, „abținut” și, de asemenea, dacă votul a fost secret, numărul buletinelor de vot emise primite în urma votului. si declarat invalid.

Un participant la o ședință sau întrunire poate prezenta o opinie divergentă cu privire la decizia luată, care este prezentată pe o fișă separată și atașată procesului-verbal. Conținutul opiniei disidente este consemnat în procesul-verbal după consemnarea deciziei relevante.

Dacă orice document este aprobat prin protocol, acesta trebuie să fie atașat la protocol și să aibă o ștampilă de aprobare, de exemplu:

Semnăturile președintelui și secretarului întâlnirile completează protocolul. Se semnează o copie a protocolului. În stânga este semnătura președintelui, în dreapta - secretarul.

În conformitate cu legislația în vigoare, în unele cazuri, procesele-verbale ale ședințelor sunt semnate numai de către președintele (președintele) ședinței. Legislația prevede și cazurile de semnare a protocoalelor de către toți membrii organului decizional. De exemplu,Legea federală „Cu privire la societățile pe acțiuni” (denumită în continuare Legea) prevede (articolul 68) că procesul-verbal al ședinței consiliului de administrație (consiliul de supraveghere) al societății este semnat de președintele ședinței, care este responsabil pentru corectitudinea procesului-verbal.

În ceea ce privește executarea procesului-verbal al adunării generale a acționarilor, legea nu prevede deloc procedura de semnare a acestuia, în art. 63 din Lege stabilește doar ce informații sunt indicate în protocol:

- locul și ora adunării generale a acționarilor;

- președinte (prezidiu) și secretar de ședință, ordinea de zi a ședinței.

Legea mai prevede că procesul-verbal al adunării generale a acționarilor societății trebuie să conțină principalele prevederi ale discursurilor, problemele supuse votului și rezultatele votării acestora, hotărâri luate de adunare.

O versiune prescurtată a protocolului

Este permisă o versiune prescurtată a protocolului, în care cuvintele ASCULTAT, VORBIT, DECIS (HOTARAT) nu sunt tipărite. După numărul care indică numărul problemei de pe ordinea de zi, se precizează conținutul problemei (punctul de pe ordinea de zi). Este subliniat ultimul rând al conținutului întrebării, iar sub linie sunt tipărite numele vorbitorului și al celor care au vorbit în discuție (în primul rând este indicat numele vorbitorului principal, apoi numele vorbitorilor - în ordinea prezentării lor). După indicarea denumirilor, dacă este cazul, se precizează pe scurt esența problemei luate în considerare, iar mai jos este decizia (decretul).

Extras din protocol

Pentru a informa organizațiile și persoanele interesate despre deciziile luate, precum și pentru a confirma deciziile luate, se pot întocmi extrase din procesele-verbale.

Extras din protocol - un document care este o copie a unei părți a protocolului. Extrasul reproduce partea introductivă a protocolului (detalii despre formular, informații despre președinte, secretar, cei prezenți), punctul de pe ordinea de zi pe care se întocmește extrasul și o parte din text care reflectă luarea în considerare a problemei și deciziile luate cu privire la acesta. Extrasul nu este certificat prin semnăturile președintelui și secretarului. Pentru a da efect juridic unui extras din procesul-verbal se utilizează recuzita „Notă privind certificarea unei copii”, întocmită de secretar. Dacă un extras dintr-un document este eliberat pentru a fi transmis unei alte organizații, acesta este certificat de sigiliul organizației.